Z czego składa się budżet turnieju BJJ
Kwoty zależą od miasta, obiektu i skali, dlatego zamiast cen z cudzych imprez zbierz oferty na własne zawody. Struktura jest za to zawsze podobna. Warto rozpisać ją w arkuszu jeszcze przed ustaleniem opłaty startowej. Jeśli dopiero planujesz całość, zacznij od poradnika jak zorganizować turniej BJJ.
- Wynajem hali i czas na rozstawienie oraz demontaż mat. Pytaj o cenę za godzinę i o to, czy w cenie jest szatnia i prąd.
- Maty. Własne, pożyczone od klubów albo wynajęte. Policz liczbę mat z harmonogramu, nie z liczby zgłoszeń.
- Sędziowie, stolik sędziowski i obsługa. Stawki za dzień pracy oraz ewentualny dojazd i nocleg.
- Zabezpieczenie medyczne wymagane dla imprezy. Ustal zakres z obiektem i według obowiązujących przepisów.
- Ubezpieczenie wydarzenia, jeśli wymaga go obiekt lub regulamin.
- Medale, puchary i nagrody rzeczowe, liczone na liczbę kategorii, nie na liczbę uczestników.
- Materiały: numery startowe, wagi, opaski, banery i druk.
- Obsługa zapisów, płatności i faktur dla zawodników.
- Promocja imprezy i rezerwa na rzeczy nieprzewidziane.
Jak policzyć próg rentowności turnieju
Dodaj wszystkie koszty stałe i podziel je przez zysk z jednego zawodnika. Zysk z jednego zawodnika to opłata startowa pomniejszona o koszty zmienne, takie jak medal, prowizja płatności i obsługa zapisu. Wynik to liczba uczestników, od której impreza przestaje przynosić stratę.
Przykład z przyjętymi dla ilustracji liczbami: koszty stałe 10 000 zł, opłata startowa 150 zł, koszt zmienny 20 zł na zawodnika. Zysk z jednego startu to 130 zł, więc próg wynosi około 77 zawodników. Wpisz własne kwoty i sprawdź, czy ta frekwencja jest realna dla Twojego regionu i rangi turnieju.
Ile powinna wynosić opłata startowa
Sprawdź, ile biorą turnieje w Twoim regionie o podobnej randze, a potem zestaw to z progiem rentowności. Jeśli próg wymaga więcej zawodników, niż realnie przyjedzie, masz trzy wyjścia: podnieść opłatę, obniżyć koszty stałe albo zebrać sponsora. Dodatkowe starty, na przykład w kategorii open, możesz wycenić niżej, bo koszt obsługi jest niewielki.
- Ustal opłatę dla pierwszej kategorii oraz niższą dla kolejnych startów tego samego zawodnika.
- Wprowadź wcześniejszy termin z niższą opłatą, bo przyspiesza zapisy i poprawia prognozę frekwencji.
- Podaj w regulaminie zasady zwrotu opłaty, żeby uniknąć sporów.
Gdzie najłatwiej oszczędzić, a gdzie nie wolno
Najwięcej oszczędzisz na pracy sekretariatu. Ręczne zbieranie zgłoszeń z wiadomości, przepisywanie ich do arkusza i ręczne układanie drabinek zajmuje wiele godzin, a każda pomyłka kończy się kolejką przy macie. Nie oszczędzaj na zabezpieczeniu medycznym i sędziach. To elementy, od których zależy bezpieczeństwo i jakość zawodów, a ich zaniżenie kończy się reklamacjami oraz złą opinią o turnieju.
Ile kosztuje system do zapisów, ważenia i drabinek
Przy turnieju z kilkuset startami sekretariat wykonuje setki małych czynności: przypisanie kategorii, potwierdzenie opłaty, lista do ważenia, losowanie, korekty. System zapisów zbiera to w jednym miejscu. W Walki płacisz abonament, a nie opłatę od każdego uczestnika: plan Klub kosztuje 199 PLN netto miesięcznie (100 PLN przy płatności rocznej), plan Organizator 299 PLN netto miesięcznie (150 PLN przy płatności rocznej). Dla budżetu oznacza to jedną stałą pozycję, którą od razu wpisujesz do kosztów stałych. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku, a porównanie z rozliczeniem za uczestnika na stronie z alternatywą dla Smoothcomp.
Fakturowanie opłat startowych
Jeśli klub lub stowarzyszenie wystawia faktury za opłaty startowe, warto od początku ustalić, kto je wystawia i w jakim terminie. Przy większej liczbie zawodników przyda się program do fakturowania zgodny z KSeF, który zdejmie z sekretariatu ręczne wystawianie dokumentów. W Walki zawodnik dostaje fakturę po opłaceniu startowego, a Ty nie przepisujesz danych nabywcy.
Lista kontrolna przed otwarciem zapisów
Zanim ogłosisz turniej, upewnij się, że każdą pozycję budżetu masz potwierdzoną w ofercie lub umowie.
- Hala, termin i godziny pracy obiektu potwierdzone na piśmie.
- Liczba mat i sędziów policzona z harmonogramu.
- Zabezpieczenie medyczne i ubezpieczenie ustalone.
- Próg rentowności i opłata startowa policzone w arkuszu.
- Regulamin, kategorie i terminy zapisów gotowe do publikacji.
- Narzędzie do zapisów, ważenia i drabinek wybrane przed ogłoszeniem.
Najczęstsze pytania
Zależy od miasta, hali i liczby mat, dlatego nie ma jednej kwoty. Rozpisz koszty stałe (hala, maty, sędziowie, medyk) i zmienne (medale, obsługa zapisu), a potem podziel stałe przez zysk z jednego zawodnika, by poznać próg rentowności.
Zestaw opłaty podobnych turniejów w regionie z własnym progiem rentowności. Jeśli próg przekracza realną frekwencję, podnieś opłatę, obniż koszty stałe albo znajdź sponsora. Starty dodatkowe, np. open, możesz wycenić niżej.
Tak, jeśli frekwencja przekracza próg rentowności, a koszty stałe są policzone z ofert, nie z założeń. Duży wpływ ma praca sekretariatu, którą ogranicza system do zapisów, ważenia i drabinek.
W Walki abonament zaczyna się od 199 PLN netto miesięcznie, a przy płatności rocznej od 100 PLN netto miesięcznie. Koszt jest stały i nie rośnie z liczbą zawodników w ramach limitu planu.